Travailler avec des intervenants et prestataires sans ouvrir vos données internes

Ouvrez la page « Intervenants »

Cette page regroupe les sociétés externes et leurs utilisateurs. Le bouton « Ajouter un intervenant » permet de créer une nouvelle société prestataire, sous-traitante ou autre intervenant externe.

Renseignez l’identité utile de l’intervenant

Ajoutez le nom d’affichage et, selon votre besoin, la raison sociale, le type d’intervenant, le numéro d’immatriculation, l’e-mail et le téléphone de contact. Ces informations servent à identifier clairement la société sans lui donner de droits par elles-mêmes.

Invitez les personnes qui travailleront réellement avec vous

Depuis la société, ajoutez les utilisateurs concernés avec leur e-mail et leur nom. RG Direction enregistre le rattachement puis envoie l’accès ; si l’e-mail ne part pas, l’accès reste enregistré et l’action « Renvoyer l’accès » permet de reprendre l’invitation.

Choisissez Responsable, Contributeur ou Lecture

Le niveau d’accès à la société intervenante peut être Responsable, Contributeur ou Lecture. Donnez Responsable uniquement aux personnes qui doivent réellement administrer le périmètre de cet intervenant.

Modifiez, suspendez, transférez ou révoquez un accès sans perdre l’historique

Les accès peuvent être mis à jour, suspendus, réactivés ou révoqués. Le changement d’adresse de connexion transfère l’accès vers la nouvelle adresse sans modifier le compte global de l’ancienne personne. L’archivage d’une société révoque ses accès actifs mais conserve l’historique et les données chantier.

Ouvrez ensuite seulement les chantiers nécessaires

Le rattachement à l’intervenant et les rôles ci-dessus ne remplacent pas l’autorisation chantier. Dans le module Chantiers, attribuez explicitement l’accès uniquement aux projets sur lesquels ce prestataire doit travailler.

Travaillez dans le contexte du bon chantier

Une fois autorisé sur un chantier, l’intervenant retrouve les éléments prévus pour son périmètre dans son application dédiée. Les conversations et actions restent rattachées au chantier concerné, ce qui évite les échanges hors contexte.

Contrôlez les droits avant de passer aux réserves